Разработка KPI

Любая компания заинтересована в повышении эффективности бизнеса и работы персонала. Достижению этих целей во многом способствует внедрение количественно измеримых и надежных в оценке показателей – KPI (Key performance indicators).

Основным преимуществом системы, построенной на базе ключевых показателей, является ее универсальность. Она нацелена и на то, что бы повысить заинтересованность персонала в результатах деятельности компании. При разработке KPI учитывают специфику деятельности организации. Применять же KPI можно как для оценки работы всей компании, ее отдельных подразделений так и конкретных работников. Кроме того, система KPI позволяет сопоставить однородные процессы, которые протекают в различных условиях. Также она дает возможность сравнить показатели по нескольким подразделениям за один и тот же период.

Основное преимущество систем KPI в том, что процесс принятия решений сводится к анализу данных, которые доступны в любой момент и представлены в заранее утвержденном формате.

 Расчеты и применение KPI

Наиболее эффективно применять KPI в крупных компаниях розничной торговли, которые имеют разветвленную сеть. В этом бизнесе каждая торговая точка генерирует одни и те же бизнес-процессы. Это дает возможность топ-менеджменту головного офиса благодаря разработке простых показателей видеть различия в работе филиалов и предсказывать трудности. Более того, на базе этих показателей вполне возможно выстроить систему мотивации персонала. К тому же, постоянно сравнивая и анализируя результаты деятельности каждого из подразделений с высокой долей вероятности можно спрогнозировать тенденции развития бизнеса в целом. 

Проще всего рассчитать финансовые показатели деятельности. На их основе строятся бюджеты подразделений, и в конечном итоге разрабатывается долгосрочная стратегия компании.

Простота расчетов финансовых показателей обеспечивается прозрачной формой представления финансовой или управленческой отчетности. Все необходимые данные содержатся в балансе и отчете о прибылях и убытках. Руководство может получить информацию за любой период настолько быстро, насколько это позволяет делать используемая система учета. На практике данное время составляет от трех-пяти дней до 20. Такой срок вполне приемлем для того, чтобы своевременно осуществлять управленческое воздействие.

Разработкой и сравнением показателей должен заниматься внутренний бизнес-аналитик, в силу необходимости предоставления точных данных. Он должен четко представлять все плюсы и минусы каждого из них. Ведь показатели, применимые для оценки топ-менеджера и бизнеса в целом, зачастую нельзя использовать для оценки какого-либо отдела. Это объясняется спецификой работы каждой структурной единицы. Например, для оценки руководителя центра ответственности подойдет показатель прибыли, остающейся в распоряжении организации до уплаты налогов и процентов (EBIT – earnings before interest and tax). Однако этот показатель совершенно неприменим для оценки работы менеджера отдела по работе с клиентами. Дело в том, что EBIT – исключительно финансовый показатель. Он характеризует эффективность ведения бизнеса, то есть напрямую зависит от доходов и расходов компании. Менеджер отдела по работе с клиентами напрямую на эти цифры не влияет. Оценкой его работы должен служить другой, нефинансовый показатель. Например, количество урегулированных претензий клиентов или процент этого количества к общему числу претензий. 

Основные требования к KPI

Ценность системы показателей заключается не в мониторинге данных по принципу «посчитал-сравнил-забыл». Главное – она позволяет выявить закономерности развития бизнеса в целом или отдельных бизнес-процессов. Кроме того, показатели KPI используются в краткосрочном и долгосрочном бюджетировании. Ведь бюджет по своей сути – это совокупность финансовых показателей, ведущих компанию к выполнению заранее намеченных стратегических и тактических целей. Причем обычно главная из них - это получение прибыли, той самой EBIT, в соответствии с которой оценивается работа топ-менеджера. В этом и есть взаимосвязь системы KPI с бюджетированием. Но одной только связующей функцией поддержки бюджета система ключевых показателей не ограничивается. Помимо этого, KPI выполняют и другие функции, например:

  • позволяют оценить работу каждого работника или группы;
  • способствуют мотивированию персонала на результат;
  • повышают ответственность каждого работника за свой участок работы;
  • дают возможность развивать и улучшать наиболее перспективные направления бизнеса;
  • дают базу менеджменту для поиска «слабых» мест в бизнесе;
  • в доступной и наглядной форме показывают влияние того или иного процесса на результат;
  • придают осмысленность каждому управленческому решению. 

При разработке системы KPI следует учитывать определенные требования, которые предъявляются к каждому из коэффициентов:

  • Каждый коэффициент должен быть четко определен, тогда измерить его сможет любой пользователь. В том числе и сотрудник, результаты которого оцениваются посредством данного индикатора. Например, организация простейшего учета на рабочем месте менеджера по работе с клиентами способствует тому, что он легко может вычислить «свой» KPI , пользуясь данными, которые всегда под рукой.
  • Утвержденные показатели и нормативы должны быть достижимы. Цель должна быть реальной, но в то же время являться стимулом.
  • Каждый из показателей должен быть в сфере ответственности тех людей, которые подвергаются оценке.
  • Показатели должны способствовать мотивации и росту эффективности персонала, а это напрямую связано с постановкой целей. Так, при выполнении отделом продаж плана по привлечению новых клиентов (KPI – количество новых клиентов привлеченных за период), отдел может рассчитывать на дополнительную премию. При невыполнении плана, напротив, премия не выплачивается.
  • Показатели также должны быть сопоставимыми, то есть одни и те же показатели можно сравнить в двух подобных ситуациях. Например, средний чек (KPI - отношение среднедневной выручки к количеству чеков за день) не может сравниваться в магазине, расположенном в городе областного масштаба, и магазине такого же формата, но находящемся в «глубинке».
  • Динамика изменения коэффициента должна иметь возможность быть представленной наглядно (графически), чтобы на основании результатов можно было делать выводы и принимать решения.

 И, наконец, каждый показатель должен нести смысл и являться базой для анализа. На первый взгляд принцип банален, но он является основополагающим. К примеру, возьмем такой KPI, как отношение суммы расходов на содержание административного аппарата к общей массе прибыли. Формально, как ни странно, такой показатель удовлетворяет всем вышеперечисленным признакам: количественно измерен, может быть нормирован, представлен графически, показана динамика и так далее. Но задумаемся на секунду, в чем же его смысл и что такой коэффициент показывает? Конечно же, данный пример в гротескной форме показывает действие принципа соответствия формы к содержанию. Тем не менее, на практике при разработке KPI могут случаться подобные казусы. Особое внимание необходимо уделять внедрению новых индикаторов, вовлекая в процесс анализа экспертов. Ими могут быть руководители, а также наиболее подготовленные специалисты финансовых и коммерческих структур предприятий.

Внедрение KPI

Предоставляя консалтинговые услуги  по оптимизации бизнеса, специалисты компании АВЕ большое значение уделяют внедрению ключевых показателей эффективности (KPI). KPI (Key Performance Indicators) - система оценки, призванная помочь руководству компании определить степень достижения стратегических и тактических целей.

Мы выполняем разработку KPI систем по следующему сценарию:

  1. Анализ бизнеса и определение ключевых показателей эффективности, которые полностью соответствуют стратегии компании, отражают степень достижения цели и позволяют оценить качество работы сотрудников в случае не достижения цели.
  2. Определение подзадач, которые необходимо выполнить разным отделам и сотрудникам для достижения общей цели компании, разработка KPI каждого отдела, сотрудника, процесса.
  3. Разработкасистемы оценкиKPIиопределение желаемого значения KPI каждого отдела.
  4. Определение оптимального соотношения постоянной и переменной части оплаты труда по каждой должности.
  5. Привязка переменной части оплаты труда к значению KPI.

Разработка KPI  системы и внедрение показателей эффективности позволяют:

  • четко определить показатели эффективности работы каждого сотрудника, процесса, отдела и компании в целом в соответствии с общей стратегией;
  • четко следить за достижением целей и соответствием результатов ожиданиям;
  • оценивать эффективность работы каждого сотрудника и бизнес-процесса в целом.

При разработке KPI  систем специалисты компании АВЕ делают упор на четкое определение приоритетных целей компании, а также на удобство и простоту регулярного использования системы. 

kpi2

Немаловажным фактором успешного функционирования KPI в компании, помимо качества самой системы, специалисты компании АВЕ считают "безболезненность" процесса внедрения показателей эффективности. Наши специалисты обычно используют поэтапное внедрение KPI, что позволяет сотрудникам лучше понимать границы своих полномочий и обязанностей, постепенно привыкать к новым критериям оценки своей работы. 

Стоимость проекта по разработке и внедрению системы мотивации персонала на основе KPI зависит в первую очередь от количества отделов и должностей, для которых Вы хотите внедрить систему мотивации, во вторую очередь - от численности персонала и типа должности. Так, разработка KPI для руководящих сотрудников по понятным причинам является более трудоемкой задачей и стоит дороже.